4 اقدام هفتگی هر حسابدار
دفتردار توانمند و ثبت حسابداری مالی برای موفقیت هر کسب و کار، چه بزرگ و چه کوچک لازم است.
برخی از بزرگ ترین کسب و کارها در جهان به خاطر حسابداری نامنظم و فریبکارانه شکست خورده اند.
ممکن است کسب و کار های کوچک نسبت به حسابداری ضعیف آسیب پذیرتر باشند.
حتی یک کسب و کار کوچک هم بسیار متکی به جریان نقدی می باشد.
بیشتر کارآفرینان اطلاعات زیادی درباره ی حسابداری ندارند و فکر می کنند که حسابداری مناسب شرکت های بزرگ با دارایی های بیشتر می باشد.
.png)
1. بررسی مغایرت بانکی
کم پیش می آید که حساب بانکی مغایرت نداشته باشد.
تطابق بانکی درست به این معناست که شما پولی را که فکر می کنید، داشته باشید که مشخصاً برای هر کسب و کاری مهم است.
بسیاری از کسب و کارهای کوچک این اشتباه رایج را مرتکب می شوند که منتظر صورت های بانک می مانند تا مغایرت را بررسی کنند اما صورت های بانکی به صورت ماهانه ارسال می شوند، یعنی تقریباً 30 روز بین بررسی مغایرت ها فاصله می افتد و در این یک ماه اتفاقات زیادی ممکن است بیافتد.
نکته: باید حداقل به صورت هفتگی تمام حساب های بانکی را مورد بررسی قرار داد و اگر فرصت هست بهتر است که روزانه این کار انجام شود.
2. پرداخت به تأمین کننده
این کار برای نگه داشتن حساب بدهی ها ضروری است و برای حفظ شهرت و داشتن تاریخچه ی معتبر نزد تأمین کنندگان لازم است.
شرایط پرداخت به تأمین کنندگان مختلف متفاوت است، بنابراین نمی توان با پرداخت ماهانه ی صورت حساب ها از پس آنها برآمد.
برخی تأمین کنندگان ممکن است برای پرداخت یک ماه وقت دهند اما بقیه به پرداخت فوری نیازمند اند.
اگر صورت حساب ها فقط در اول ماه انجام شود و در روز دوم فاکتوری با عنوان پرداخت روی رسید دریافت شود، تأمین کننده احتمالاً حساب را مسدود می کند یا خدمتی که ارائه می دهد را به خاطر عدم پرداخت، متوقف می سازد.
با این وجود، این کار نباید روزانه انجام شود، زیرا برای دفتردار گیج کننده و زمان بر می شود و مزیت خاصی هم در پرداخت روزانه وجود ندارد.
هفته ای یک بار، بهترین زمان است زیرا کارایی ترین است چون صورت حساب‌ها به درستی پرداخت می شوند و دفتردار هم به خاطر تراکنش های بیش از حد گیج نمی شود.
3. رسید مشتری
تنها چیزی که از تأمین کننده ی ناراضی بدتر است، مشتری ناراضی است.
هیچ کس علاقه ندارد که صورت حساب را پرداخت کند و یک هفته بعد یک یادداشت گذشت از موعد دریافت کند.
برای دوری از این شرایط باید اطمینان حاصل کرد که رسید مشتریان به موقع ارسال شود.
نکته: ارسال روزانه مناسب است اما ارسال هفتگی هم قابل قبول است.
هر چارچوب زمانی که انتخاب شده، حتما تاریخ واقعی انجام پرداخت را باید علامت گذاری کرد، نه تاریخ پستی و نه تاریخ فعلی.
مشخص است که هیچ وقت نباید صورت ها را پیش از ارسال تمام رسید ها فرستاد مگر این که به دنبال تماس های بی پایان مشتریان باشید.
4. وارد کردن تراکنش های دیگر
پرداخت های تأمین کننده و رسید های مشتریان بیشتر، حجم تراکنش ها را تشکیل می دهند اما احتمالاً تراکنش های دیگری هم هست.
پرداخت‌های مستقیم، پرداخت بهره و هزینه های بانک برخی از تراکنش های رایج را تشکیل می دهند که باید به صورت هفتگی ثبت شوند.
بیشتر دفترداران ترجیح می دهند که این ها را پیش از هر بررسی مغایرت بانکی ثبت کنند تا فرایند را روان تر کنند.